Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieser Website sowie der Coveniq-AI-Plattform und der dazugehörigen Support- und Plattformfunktionen. Coveniq AI ist eine KI-Plattform, die Organisationen bei der Nutzung von KI-Funktionen unterstützt. Bestandteil der Plattform ist ein Privacy Guard, der Eingaben vor einer möglichen Weitergabe an angebundene KI-Modelle analysiert und erkannte personenbezogene Angaben durch neutrale Platzhalter ersetzt.

2. Verantwortlicher und Rollenverteilung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den Betrieb der Website, die Plattformbereitstellung, die Benutzerverwaltung, den Support, die Vertragsabwicklung und die Systemsicherheit ist:

AITAS UG (haftungsbeschränkt)
Brombergstraße 08
79102 Freiburg
Deutschland

E-Mail: info@aitas.org

Soweit Nutzer Coveniq AI über ihre Organisation verwenden, ist für die durch diese Organisation oder deren Nutzer eingegebenen, hochgeladenen oder verarbeiteten Inhalte grundsätzlich die jeweilige Organisation verantwortlich. AITAS verarbeitet diese Inhaltsdaten insoweit als Auftragsverarbeiter nach Weisung der Organisation auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), abrufbar unter Rechtliche Dokumente. Bei Fragen zum Datenschutz können sich Nutzer an ihre Organisation oder an den oben genannten Datenschutzkontakt wenden.

3. Die drei Nutzungssituationen

Welche Daten zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden, hängt davon ab, in welcher der folgenden Situationen Sie sich befinden.

4. Privacy Guard

Der Privacy Guard ist eine technische Schutzmaßnahme innerhalb von Coveniq AI. Eingaben werden vor einer möglichen Weitergabe an angebundene KI-Modelle analysiert; erkannte personenbezogene Angaben können durch neutrale Platzhalter ersetzt werden. Die Antwort des KI-Modells kann anschließend innerhalb der Plattform wieder mit den ursprünglichen Werten zusammengeführt werden, soweit dies für die Anzeige erforderlich ist.

Die Zuordnung zwischen Originalwerten und Platzhaltern verbleibt innerhalb der hierfür vorgesehenen Coveniq- beziehungsweise Privacy-Guard-Infrastruktur. Originalwerte und Re-Identifikationsmapping werden nicht an externe KI-Modellanbieter übermittelt, sofern dies nicht ausdrücklich abweichend vereinbart oder technisch erforderlich und gesondert freigegeben ist.

Der Privacy Guard reduziert das Risiko einer Offenlegung personenbezogener Daten. Eine vollständige Erkennung sämtlicher personenbezogener, sensibler oder vertraulicher Informationen kann technisch jedoch nicht garantiert werden. Nutzer und Organisationen bleiben dafür verantwortlich, die Eingabe sensibler oder nicht freigegebener Daten zu vermeiden beziehungsweise organisatorisch zu regeln.

5. Kein Training von KI-Modellen mit Kundendaten

AITAS verwendet personenbezogene Daten, Prompts, Dokumente oder sonstige Inhalte der nutzenden Organisationen nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle, sofern dies nicht ausdrücklich gesondert vereinbart wurde. Angebundene KI-Modellanbieter werden nach Möglichkeit so ausgewählt und konfiguriert, dass übermittelte Inhalte nicht zum Training der Anbieter-Modelle verwendet werden.

6. Hosting, Infrastruktur und Dienstleister

Coveniq AI wird über getrennte, aber funktional zusammenwirkende Infrastrukturkomponenten betrieben. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO oder vergleichbare Datenschutzvereinbarungen:

Eine vollständige, aktuelle Übersicht der Unterauftragsverarbeiter inklusive Leistungen, Verarbeitungsorte und Drittlandgarantien finden Sie in der Anlage Unterauftragsverarbeiter unter Rechtliche Dokumente.

7. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, gegenüber internen berechtigten Personen (Betrieb, Support, Sicherheit), Hosting-, Datenbank- und Infrastrukturdienstleistern, KI-Modellanbietern sowie Behörden oder Beratern offengelegt werden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht oder die Verarbeitung im Auftrag abgesichert ist.

Soweit Dienstleister außerhalb der EU/des EWR eingesetzt werden oder ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von EU-Standardvertragsklauseln nebst zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Bei angebundenen KI-Modellanbietern kann je nach Anbieter, Region und Konfiguration eine Drittlandübermittlung möglich sein.

8. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Account- und Berechtigungsdaten: für die Dauer der Nutzungsberechtigung beziehungsweise des Vertragsverhältnisses, anschließend Löschung oder Sperrung.
• Chat-, Prompt-, Dokument- und Inhaltsdaten: nach Maßgabe der Plattformkonfiguration sowie der Nutzer- oder Organisationsvorgaben.
• Technische Logs und Sicherheitsprotokolle: in der Regel bis zu 30 Tage, soweit nicht abweichend erforderlich.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich bis zu zehn Jahre).

9. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website und die Coveniq-AI-Plattform setzen technisch erforderliche Cookies beziehungsweise vergleichbare Technologien ein, soweit dies für Login, Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Spracheinstellungen oder den Plattformbetrieb erforderlich ist. Auf der Website selbst werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketingtechnologien verwendet. Sollten nicht erforderliche Cookies eingesetzt werden, geschieht dies nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage, insbesondere mit Einwilligung, sofern gesetzlich erforderlich.

10. Besondere Datenkategorien und automatisierte Entscheidungen

Die Eingabe besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Angaben) ist nur zulässig, wenn die nutzende Organisation hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage, eine ausdrückliche Freigabe und angemessene Schutzmaßnahmen vorgesehen hat.

Coveniq AI dient der Unterstützung bei der Verarbeitung von Informationen. Rechtsverbindliche oder ähnlich erheblich beeinträchtigende Entscheidungen über Personen sollen nicht ausschließlich automatisiert auf Grundlage von Coveniq AI getroffen werden, sofern hierfür keine ausdrückliche rechtliche Grundlage, Freigabe und menschliche Überprüfung vorgesehen sind.

11. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung im Auftrag einer Organisation erfolgt, kann es erforderlich sein, Betroffenenanfragen an diese Organisation weiterzuleiten. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@aitas.org

12. Sicherheit der Verarbeitung

AITAS setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu zählen insbesondere Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Rollen- und Berechtigungskonzepte, die Trennung von Instanzen, die Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Backup- und Wiederherstellungsmaßnahmen sowie der Privacy Guard als zusätzliche Schutzmaßnahme.

13. Externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Webseiten Dritter enthalten. Auf deren Inhalte haben wir keinen Einfluss und übernehmen dafür keine Haftung. Für die Inhalte verlinkter Seiten ist stets der jeweilige Anbieter verantwortlich.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

AITAS kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern – etwa beim Übergang von der Beta-Phase in den Produktivbetrieb. Registrierte Nutzer werden über wesentliche Änderungen informiert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.